Stellenangebote

Das Berlin-Institut für Bevölkerung und Entwicklung ist ein unabhängiger Thinktank, der es sich zur Aufgabe gemacht hat, das Bewusstsein für den demografischen Wandel zu schärfen, nachhaltige Entwicklung zu fördern, neue Ideen in die Politik einzubringen und Konzepte zur Lösung demografischer, regional- und entwicklungspolitischer Probleme zu erarbeiten.

Das Berlin-Institut sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n Assistent:in (m/w/d) der Geschäftsleitung (Teilzeit 50 Prozent)

Hast Du Interesse daran, Teil unseres kleinen engagierten Teams zu werden, und uns bei administrativen und organisatorischen Tätigkeiten zu unterstützen? Arbeitest Du gern kreativ und hast Spaß daran, neue technische Entwicklungen auszuprobieren und einzusetzen?

Aufgaben:

• Du erledigst Verwaltungsaufgaben in der Geschäftsstelle, koordinierst Termine, buchst Reisen und prüfst die Reisekostenabrechnungen, bestellst Büromaterialien, erledigst die allgemeine Korrespondenz, wickelst Anfragen und Bestellungen ab
• Du unterstützt unsere Buchhaltung, kümmerst Dich um die Weiterleitung und Ablage von Rechnungen, übernimmst die Handkasse und stellst Spendenbescheinigungen aus.
• Du kümmerst Dich um das Marketing unserer Publikationen, übernimmst den Versand, Rechnungsstellung und pflegst die Bestandslisten
• Du unterstützt bei der Planung und Organisation von Pressekonferenzen und sonstigen Veranstaltungen
• Du erstellst Verträge, hältst Deadlines für Berichtszeiten für das Team im Blick, holst Angebote ein und koordinierst die Beauftragung von externen Dienstleistern
• Du kümmerst Dich um unser Wissensmanagement, organisierst die Ablage(struktur) auf unserem Server und sorgst dafür, dass neue Regelungen und Prozesse Eingang in unser internes Qualitätsmanagementsystem (QMS) finden
• Du kümmerst Dich um unsere Personalverwaltung, verwaltest Urlaubsanträge, leitest Krankmeldungen an unsere externe Lohnbuchhaltung weiter, koordinierst Bewerbungsprozesse und organisierst das On- und Offboarding für neue Mitarbeiter:innen
• Du unterstützt die Geschäftsleitung bei der Gremienarbeit, organisierst die Stiftungsratssitzungen und bereitest die Unterlagen dafür vor, übernimmst die Korrespondenz mit dem Förderkreis und dem wissenschaftlichen Beirat
• Du hast ein Auge auf (öffentliche) Ausschreibungen und unterstützt das Team bei Anträgen und Berichten an Auftraggeber
• Du pflegst unsere Adressdatenbank und Verteiler für unterschiedliche Zielgruppen und bist Ansprechpartnerin zum Thema Datenschutz und Compliance

Wir erwarten:

• Eine abgeschlossene (kaufmännische) Ausbildung für Bürokommunikation/management oder Verwaltung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Organisationstalent: Erfahrungen im Organisieren von Büroabläufen und Veranstaltungen und im Wissensmanagement
• Eine präzise und strukturierte Arbeitsweise sowie ein sehr gutes Zeit- und Selbstmanagement
• selbstständige Arbeitsweise, großes Engagement und hohe Zuverlässigkeit
• Kommunikationsfreude und Teamfähigkeit, sicheres und verbindliches Auftreten
• Sicherer Umgang mit MS Office-Programmen (insbesondere Excel, Word und Teams)
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern wünschenswert
• Sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch und Englisch

Was wir bieten:

• Eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem kleinen engagierten Team
• Raum für Eigenverantwortung und viel Gestaltungsfreiheit
• Gute digitale Infrastruktur, die kollaboratives Arbeiten im Home- oder Mobile Office ermöglicht
• Umfassendes Onboarding und durchdachte Einarbeitung im Team
• 30 Urlaubstage bei einer 5-Tage-Woche
• Flexibilität der Arbeitszeitgestaltung insbesondere für Menschen, die mit Kindern leben, ältere Menschen pflegen oder andere wichtige Bedarfe haben
• Eine faire Vergütung bei einem gemeinnützigen Arbeitgeber

Passt Dein Profil zu unseren Anforderungen? Dann freuen wir uns auf Deine Bewerbung.

Bitte beschreibe in einem Anschreiben (maximal 1,5 Seiten), was Dich für die ausgeschriebene Stelle qualifiziert und was Dich an einer Mitarbeit am Berlin-Institut besonders reizt.

Füge dem Anschreiben bitte Deinen Lebenslauf und alle relevanten Zeugnisse bei. Bitte sende Deine Bewerbung (bitte ausschließlich in digitaler Form) in einem PDF-Dokument gebündelt bis spätestens 25. August 2024 an jobs@berlin-institut.org.

Wir vergeben viermal im Jahr eine Praktikumsstelle für eine Dauer von drei Monaten. Aktuell suchen wir erst wieder am Anfang 2025 eine:n Praktikant:in.

Sind Sie engagiert, kommunikativ und interessiert an demografischen Zusammenhängen sowie politischen Themen? Bei uns sind – je nach laufenden Projekten – die Fähigkeiten von Studierenden aus Fachrichtungen wie Demografie, Geografie, Politik, Soziologie, Volkswirtschaftslehre, Statistik oder Kommunikationswissenschaften gefragt.

Praktikant:innen unterstützen unsere Forschung in den vielfältigen Themenbereichen des Berlin-Instituts. Zu den möglichen Aufgabenfeldern gehören Literaturrecherchen, die Erstellung von Grafiken sowie die Vorbereitung von Dialogveranstaltungen zur nationalen und internationalen Demografie. Darüber hinaus arbeiten Praktikant:innen in der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit mit und setzen kreative Ideen für unsere Social-Media-Kanäle um. Hinzu kommen auch allgemeine administrative Tätigkeiten wie der Versand von Studien oder das Beantworten von telefonischen Anfragen.

Vergütung: 400 Euro/Monat

Voraussetzungen:

• abgeschlossenes oder fortgeschrittenes Bachelor-Studium
• sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse. Französischkenntnisse sind von Vorteil
• erste Erfahrungen im wissenschaftlichen Arbeiten
• Kenntnisse der gängigen Office-Programme
• Erfahrungen mit der Auswertung demografischer Daten sind von Vorteil
• Immatrikulation für die Dauer des Praktikums

Wenn Sie in Vollzeit für drei Monate bei uns arbeiten möchten, schicken Sie uns bitte ein PDF (in einem Dokument) an bewerbungen@berlin-institut.org mit folgenden Unterlagen:

• formloses Anschreiben, in dem Sie Ihre Motivation für ein Praktikum am Berlin-Institut begründen und den Zeitraum des Praktikums angeben
• tabellarischer Lebenslauf
• Studiennachweise
• ggf. Nachweise zu relevanter Berufserfahrung